STANOWISKO GŁÓWNEGO INSPEKTORA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Z 5 LIPCA 2012 R.

W SPRAWIE KSEROWANIA DOWODU OSOBISTEGO KANDYDATA DO PRACY

Stanowisko GIODO w tej sprawie jest niezmienne – kserowanie przez pracodawcę dowodu osobistego kandydata do pracy narusza ustawę o ochronie danych osobowych, o ile prowadzi do pozyskania szerszego zakresu danych osobowych niż ten, do którego pracodawca jest uprawniony.

Kwestią wtórną, również od dawna wskazywaną przez kolejnych Generalnych Inspektorów Ochrony Danych Osobowych (GIODO), jest to, że samo kserowanie dokumentu jest czynnością stricte techniczną. Najważniejsze jest bowiem, aby ten, kto pozyskuje dane zawarte w dowodzie tożsamości, był do tego uprawniony. To, jakie dane osobowe kandydatów do pracy i pracowników może pozyskiwać pracodawca, reguluje art. 22¹ k.p. Określa on, jakich informacji przyszły pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę. Są to:

- imię (imiona) i nazwisko,

- imiona rodziców,

- data urodzenia,

- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

- wykształcenie,

- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto, zgodnie z art. 22¹ § 4 k.p., pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ § 1 k.p., jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Zatem o ile pracodawca, kserując dowód osobisty kandydata do pracy, pozyskiwałby jego dane osobowe w zakresie szerszym niż ten, do pozyskania którego uprawnia go art. 22¹ § 1 k.p. lub inne, szczególne przepisy prawa, to uznać należy, że takie działanie stanowiłoby naruszenie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Zatem aby pracodawca mógł skserować dowód osobisty kandydata do pracy, musiałyby istnieć przepisy prawa zezwalające mu na pozyskanie wszystkich danych, jakie widnieją na tym dokumencie. Samo kserowanie dokumentu jest bowiem czynnością stricte techniczną, na co konsekwentnie wskazuje GIODO, a co potwierdza również orzecznictwo, m.in. wyrok NSA z 19 grudnia 2001 r. (II SA 2869/00). Zgodnie z nim, gromadzenie danych poprzez wykonanie kopii dokumentu zawierającego dane osobowe jest kwestią techniczną; posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania tych danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania).

Rzeczpospolita z 12 lipca 2012 r., PiP str. D4